【生産性アップ】PC作業を効率化するスキル５選【Windows１０版】

• 管理職に就き業務のタスクが多い。
• 無駄なPC作業を削減したい。
• PC作業を効率化し残業時間を減らしたい。

会社員

今回は、仕事が忙しいサラリーマンに多い、こんな悩みにお答えします。

記事の信頼性

僕自身、過去に「現場・管理業務・事務職・設備管理」と、あらゆる業務を任されていた経験があります。

その頃の僕は、毎日目が回るような仕事量で、早朝から夜遅くまで働いており、休日も年間２０日ほどでした。

真二

今考えると、ホントのブラック労働ですね（汗）

こんな状況でしたが、生産性の高いPCスキルを身につけたことにより『定時出勤・定時退社』ができるようになったのです。

こういった、「生産性」を追求した僕が、解説していきます。

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1.仮想デスクトップを活用する

『仮想デスクトップ』とは、通常は１つしかないデスクトップ画面を「仮想的に複数作成」することができる機能のことです。

1-1 仮想デスクトップのショートカットキー

1-2 仮想デスクトップの活用方法：例

真二

このような感じで使用し、組み合わせはご自身が使いやすいようにカスタムできます。

仮想デスクトップを活用すれば、複数のデスクトップ画面で作業を分けることができます。

まるでマルチディスプレイの代用のような機能ですね。

複数の作業を画面を切り替えながら進めることができるので、アプリを閉じたり開いたりといった手間が削減されます。

2.デスクトップには何も置かない

結論、デスクトップには何も置かないのが正しいPCの使い方です。

上記の画像のようにタスクバーにアプリをピン留めしておけば『Windows + 1〜 0』で左から番号順に開くことができます。

また、デスクトップにファイルを置いておくとPCが重たくなる原因となるので『エクスプローラー』に整理して管理しておきましょう。

いちいちエクスプローラーを開くのが面倒くさい。

会社員

こんな意見ありますよね。

でも大丈夫です。

真二

エクスプローラーは『Windows + E』で一発で開くことができますよ。

このようにエクスプローラーをすぐ開くことができれば、デスクトップにアプリやファイルを置かなくても問題ないですよね。

なので、繰り返しになりますがデスクトップには何も置かないようにしましょう。

３．「マクロの記録」を使いExcelの作業を自動化する

3-1 マクロの記録とは？

『マクロの記録』とはExcelの作業を記録し、自動化してくれるツールです。
毎日、同じことを繰り返す『Excelの作業』は自動化しちゃいましょう。

マクロは本来『VBA』というプログラミング言語でコードを書くのですが、習得するのは非常に困難です。

真二

ちなみに僕も『VBA』はできません。

なので、最初は自分が行った作業を簡単に記録できる『マクロの記録』だけでも十分かと思います。

慣れてきたら『VBA』に挑戦してみてもよいと思います。
より繊細な自動化ができるようになりますよ。

3-2 さっそく使ってみよう

真二

僕がよく使用していた簡単な例を1つ紹介します。

手順１．図形作成

１．リボンタブの【挿入】→「図形」から好きな図形を選択し貼り付け

２．作成した図形をデザインする

手順２.マクロの記録開始

１．作成した図形の上で右クリック→「マクロの登録」を選択

２．マクロの登録が開いたら、「記録」を選択し「OK」をクリック

３．マクロの記録が開いたら、「説明」欄を選択し「OK」をクリック

手順３.自動化したい作業を行う

真二

こんな感じで記録したい作業を行ってください。

手順４.マクロの記録の終了

リボンタブの【表示】→「マクロ」の▼をクリックし、「記録終了」を選択

以上がマクロの記録作成手順です。
これで日々繰り返していた単純作業が一瞬で終わるようになります。

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4.ショートカットキーを活用しPC作業を効率化する

ショートカットキーとは「Windows」「Ctrl」「Shift」「Alt」「fn」「Tab」と他のキーを組み合わせることにより、PC操作を短時間で行う方法のことです。

ショートカットキーを使うことでいろいろな操作をキーボードのみで行うことができるので、作業スピードが劇的に早くなります。それでは、それぞれのショートカットキーの使い方を見ていきましょう。

4-1 Windows（基本操作）

4-2 Windows（フォルダ・ファイル）

4-3 Word

4-4 Excel

上記で紹介したのは、たくさんあるショートカットキーのごく一部です。

最初は慣れないと思いますが、繰り返し作業すれば必ずできるようになります。

こんなに覚えれるかな？

会社員

こんな意見もありますよね。

でも大丈夫です。

真二

ショートカットキーが記載されたマウスパッドや参考書もあるので、覚えるまでは活用するとよいでしょう。

ショートカットキーはPC作業の効率化に欠かせないスキルなので、頑張って習得しましょう。

また、Microsoft Officeでは『Alt + リボンメニューのショートカットキー』でさらに早く操作できるようになります。

慣れてきたらチャレンジしてみましょう。

ショートカットキーが記載されたマウスパッド

５．究極！マウスを外そう

上記の項目と重複するのですが、何か操作するたびに毎回キーボードのホームポジションから手を離し、『マウス』や『タッチパッド」』に手を運んでいますよね？

これってすごく生産性が低いんです。

なので、『思い切ってマウスは外して』ショートカットキーで操作するようにしましょう！

話を戻して、生産性が低い理由はもちろん「ホームポジションを崩してマウスを使うことによるタイムロス」です。

真二

人によっては右手は常にマウスの上なんて方も少なくないですよね。

ショートカットキーが使えない方は『マウスでカーソルを動かしクリックする』といった行動を１日に何回するのでしょう？

『１日３００回マウスでクリックする』と仮定し、これをショートカットキー操作と比較してみましょう。

個人差はあると思いますが、『マウスでカーソルを動かしクリックする』のにかかる時間は僕の体感で約３秒間くらいです。

これを、ショートカットキーを使用することで『約２／3ほどに短縮できる』のです。

『１日あたり５分００秒短縮』できることが分かりましたね。

つまり、『１ヶ月で２０日勤務で１時間４０分短縮』
『１年間で２０時間００分短縮』となります。

また、実際は他の操作もショートカットキーで行うので、１年間で短縮できる時間は数日分となるでしょう。

でも、こんな方も…

いつもマウスに手を置いていたので、なんだか不安。

会社員

真二

僕もマウスがあると、最初はついついマウスに手を運んじゃってました。（汗）

しかし、マウスを外してしまったら、おのずと『ショートカットキー』を多用するようになるので大丈夫です。

また、カンニングシートや参考書で学習し、繰り返し反復すれば不安はすぐに解消されるでしょう。
個人差はありますが２週間〜１ヶ月ほどで習得することができると思います。

なので、『思い切ってマウスを外して、学習する』のが最短の習得方法なのです。

おすすめの参考書

まとめ

いかがだったでしょうか？
今回は、『PC作業を効率化して生産性を上げたいサラリーマン』に向けて以下の内容を解説しました。

PC作業を効率化し、生産性を向上する方法が学習できましたね。

これらのスキルを習得すれば、あなたも会社で一目置かれる存在となるでしょう。

今回は【Windows版】でしたが、【mac版】の記事も書こうと思っています。
今後もためになる情報を研究し、発信していきます。

それでは！