PCスキル

【生産性アップ】PC作業を効率化するスキル5選【Windows10版】

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  • 管理職に就き業務のタスクが多い。
  • 無駄なPC作業を削減したい。
  • PC作業を効率化し残業時間を減らしたい。

会社員

今回は、仕事が忙しいサラリーマンに多い、こんな悩みにお答えします。

記事の信頼性

僕自身、過去に「現場・管理業務・事務職・設備管理」と、あらゆる業務を任されていた経験があります。

その頃の僕は、毎日目が回るような仕事量で、早朝から夜遅くまで働いており、休日も年間20日ほどでした。


真二

今考えると、ホントのブラック労働ですね(汗)


こんな状況でしたが、生産性の高いPCスキルを身につけたことにより『定時出勤・定時退社』ができるようになったのです。

こういった、「生産性」を追求した僕が、解説していきます。

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1.仮想デスクトップを活用する


『仮想デスクトップ』とは、通常は1つしかないデスクトップ画面を「仮想的に複数作成」することができる機能のことです。

1-1 仮想デスクトップのショートカットキー

  • 仮想デスクトップを追加する : 『Windows + Ctrl + D』
  • 仮想デスクトップを閉じる : 『Windows + Ctrl + f4』
  • 仮想デスクトップの切り替え : 『Windows + Ctrl + ←→』

1-2 仮想デスクトップの活用方法:例




真二

このような感じで使用し、組み合わせはご自身が使いやすいようにカスタムできます。


仮想デスクトップを活用すれば、複数のデスクトップ画面で作業を分けることができます。

まるでマルチディスプレイの代用のような機能ですね。

複数の作業を画面を切り替えながら進めることができるので、アプリを閉じたり開いたりといった手間が削減されます。

2.デスクトップには何も置かない


結論、デスクトップには何も置かないのが正しいPCの使い方です。

上記の画像のようにタスクバーにアプリをピン留めしておけば『Windows + 1〜 0』で左から番号順に開くことができます。

また、デスクトップにファイルを置いておくとPCが重たくなる原因となるので『エクスプローラー』に整理して管理しておきましょう。


いちいちエクスプローラーを開くのが面倒くさい。

会社員

こんな意見ありますよね。

でも大丈夫です。


真二

エクスプローラーは『Windows + E』で一発で開くことができますよ。


このようにエクスプローラーをすぐ開くことができれば、デスクトップにアプリやファイルを置かなくても問題ないですよね。

なので、繰り返しになりますがデスクトップには何も置かないようにしましょう。

3.「マクロの記録」を使いExcelの作業を自動化する

3-1 マクロの記録とは?

『マクロの記録』とはExcelの作業を記録し、自動化してくれるツールです。
毎日、同じことを繰り返す『Excelの作業』は自動化しちゃいましょう。

マクロは本来『VBA』というプログラミング言語でコードを書くのですが、習得するのは非常に困難です。


真二

ちなみに僕も『VBA』はできません。


なので、最初は自分が行った作業を簡単に記録できる『マクロの記録』だけでも十分かと思います。

慣れてきたら『VBA』に挑戦してみてもよいと思います。
より繊細な自動化ができるようになりますよ。

3-2 さっそく使ってみよう


真二

僕がよく使用していた簡単な例を1つ紹介します。


手順1.図形作成

1.リボンタブの【挿入】「図形」から好きな図形を選択し貼り付け


2.作成した図形をデザインする


手順2.マクロの記録開始

1.作成した図形の上で右クリック→「マクロの登録」を選択


2.マクロの登録が開いたら、「記録」を選択し「OK」をクリック


3.マクロの記録が開いたら、「説明」欄を選択し「OK」をクリック


手順3.自動化したい作業を行う

簡単な例

  1. C列数値をコピーし、B列に貼り付け
  2. C列の数値を削除


真二

こんな感じで記録したい作業を行ってください。


手順4.マクロの記録の終了

リボンタブの【表示】「マクロ」の▼をクリックし、「記録終了」を選択


以上がマクロの記録作成手順です。
これで日々繰り返していた単純作業が一瞬で終わるようになります。

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4.ショートカットキーを活用しPC作業を効率化する


ショートカットキーとは「Windows」「Ctrl」「Shift」「Alt」「fn」「Tab」と他のキーを組み合わせることにより、PC操作を短時間で行う方法のことです。

ショートカットキーを使うことでいろいろな操作をキーボードのみで行うことができるので、作業スピードが劇的に早くなります。それでは、それぞれのショートカットキーの使い方を見ていきましょう。

4-1 Windows(基本操作)

  • デスクトップを表示:『Windows + D』
  • 設定画面を表示:『Windows + I』
  • タスクバーのアプリを起動:『Windows + 1 ~ 0』
  • アプリの切り替え:『Alt + Tab』
  • タスクビューを表示:『Windows + Tab』
  • 操作を元に戻す:『Ctrl + Z』
  • 元に戻した操作をやり直す:『Ctrl + Y』
  • すべて選択:『Ctrl + A』
  • 複数を選択:『Shift + ↑↓←→』
  • 選択した項目を切り取る:『Ctrl + X』
  • 選択した項目をコピー:『Ctrl + C』
  • コピーした項目を貼り付け:『Ctrl + V』
  • クリップボードの履歴を表示:『Windows + V』
  • アプリの表示を最大化・最小化:『Windows + ↑↓』
  • アプリを右半分・左半分:『Windows + ←→』
  • アプリの終了:『Alt + F4』
  • タスクマネージャーを表示:『Ctrl +Shift + Esc』
  • スクリーンショットを撮影:『PrintScreen』
  • スクリーンショットを撮影して保存:『Windows+ PrintScreen』
  • 範囲を指定してスクリーンショットを撮影:『Windows+ Shift+ S』

4-2 Windows(フォルダ・ファイル)

  • エクスプローラーを表示:『Windows + E』
  • エクスプローラーを表示:『Windows + E』
  • フォルダの移動:『Alt + ↑↓←→』
  • フォルダ名・ファイル名の編集:『F2』
  • 新規フォルダの作成:『Ctrl + Shift + N』
  • フォルダ・ファイルの検索:『Ctrl + F』
  • フォルダ・ファイルの削除:『Shift + Delete』

4-3 Word

  • 文章の先頭・末尾に移動:『Ctrl + Home End』
  • 前後のページの先頭に移動:『Ctrl + PegeUp PegeDown』
  • 複数の行を選択:『Shift + ↑↓』
  • 文字を拡大・縮小:『Ctrl + ] [』
  • 文字を太字にする:『Ctrl + B』
  • 下線を引く:『Ctrl + U』
  • 文字を中央揃え:『Ctrl + E』
  • 文字を右揃え:『Ctrl + R』
  • 文字を左揃え:『Ctrl + L』
  • 文字を両端揃え:『Ctrl + J』
  • コピー:『Ctrl + C』
  • 貼り付け:『Ctrl + V』
  • 形式を選択して貼り付け:『Ctrl + Alt + V』

4-4 Excel

  • セルのデータを編集:『F2』
  • フラッシュフィル:『Ctrl + E』
  • 日付の入力:『Ctrl + ;』
  • 現在時刻の入力:『Ctrl + :』
  • 合計値(sum関数)の入力:『Alt + Shift + =』
  • セルを挿入:『Ctrl + Shift + +』
  • セルを削除:『Ctrl + Shift + -』
  • セルの入力値の端に移動:『Ctrl + ↑↓←→』
  • 一連データを選択:『Ctrl + Shift + ↑↓←→』
  • シート全体を選択:『Ctrl + A』
  • 列を選択:『Ctrl + Space』
  • 行を選択:『Shift + Space』
  • 文字を太字にする:『Ctrl + B』
  • 下線を引く:『Ctrl + U』
  • セルの書式設定を表示:『Ctrl + 1』
  • 前後のシートへ移動:『Ctrl + fn + ↑↓』
  • データの検索と置換:『Ctrl + F H』

上記で紹介したのは、たくさんあるショートカットキーのごく一部です。

最初は慣れないと思いますが、繰り返し作業すれば必ずできるようになります。


こんなに覚えれるかな?

会社員

こんな意見もありますよね。

でも大丈夫です。


真二

ショートカットキーが記載されたマウスパッド参考書もあるので、覚えるまでは活用するとよいでしょう。


ショートカットキーはPC作業の効率化に欠かせないスキルなので、頑張って習得しましょう。

また、Microsoft Officeでは『Alt + リボンメニューのショートカットキー』でさらに早く操作できるようになります。

慣れてきたらチャレンジしてみましょう。

ショートカットキーが記載されたマウスパッド

5.究極!マウスを外そう


上記の項目と重複するのですが、何か操作するたびに毎回キーボードのホームポジションから手を離し、『マウス』や『タッチパッド」』に手を運んでいますよね?

これってすごく生産性が低いんです。

なので、『思い切ってマウスは外して』ショートカットキーで操作するようにしましょう!

注意点

ショートカットキー操作だけでは対応できない場面もありますので、マウスを外しても問題ないのはタッチパッドがある『ノートPCの場合』のみです。


話を戻して、生産性が低い理由はもちろん「ホームポジションを崩してマウスを使うことによるタイムロス」です。


真二

人によっては右手は常にマウスの上なんて方も少なくないですよね。


ショートカットキーが使えない方は『マウスでカーソルを動かしクリックする』といった行動を1日に何回するのでしょう?

『1日300回マウスでクリックする』と仮定し、これをショートカットキー操作と比較してみましょう。

個人差はあると思いますが、『マウスでカーソルを動かしクリックする』のにかかる時間は僕の体感で約3秒間くらいです。

これを、ショートカットキーを使用することで『約2/3ほどに短縮できる』のです。

  • マウス:3秒✕300回=900秒(15分00秒)
  • ショートカットキー:2秒✕300回=600秒(10分00秒)
  • 差異:15分00秒ー10分00秒=5分00秒

『1日あたり5分00秒短縮』できることが分かりましたね。

つまり、『1ヶ月で20日勤務で1時間40分短縮』
『1年間で20時間00分短縮』となります。

また、実際は他の操作もショートカットキーで行うので、1年間で短縮できる時間は数日分となるでしょう。

でも、こんな方も…


いつもマウスに手を置いていたので、なんだか不安。

会社員



真二

僕もマウスがあると、最初はついついマウスに手を運んじゃってました。(汗)


しかし、マウスを外してしまったら、おのずと『ショートカットキー』を多用するようになるので大丈夫です。

また、カンニングシートや参考書で学習し、繰り返し反復すれば不安はすぐに解消されるでしょう。
個人差はありますが2週間〜1ヶ月ほどで習得することができると思います。

なので、『思い切ってマウスを外して、学習する』のが最短の習得方法なのです。

おすすめの参考書

まとめ

いかがだったでしょうか?
今回は、『PC作業を効率化して生産性を上げたいサラリーマン』に向けて以下の内容を解説しました。

PC作業を効率化し、生産性を向上する方法が学習できましたね。

これらのスキルを習得すれば、あなたも会社で一目置かれる存在となるでしょう。

今回は【Windows版】でしたが、【mac版】の記事も書こうと思っています。
今後もためになる情報を研究し、発信していきます。

それでは!

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真二@筋肉ブロガー

『筋トレ・極真空手・ブログ・プログラミング』をこよなく愛する筋肉ブロガーです。本業はフリーランスWebデザイナー&ライター

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